效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（下）

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编者按：在如今这个信息大爆炸的时代，“效率”成了个人、团队、企业都越来越重视的事。在提升效率方面，使用不同的方法也能起到不同的作用。这篇文章来自编译，作者在文中分享了 15 种值得尝试的个人效率提升方法，希望对你有所启发。篇幅有限，本篇文章共拆分为上中下三篇，此为下篇。

十、纸笔数字结合法

所需时间等级：中

类型：抽象，视觉，触觉

适用人群：喜欢纸笔版的“待办事项清单”，但由于需要记录的事项过多，仅靠纸笔可能难以完成。如果你喜欢放慢节奏去回顾过去，真正去消化自己在过去这一天内所学所思的所有内容，那么纸笔数字结合法就非常适合你。

作用：最大程度上结合了传统纸笔方式和数字化方式的最大优势，搭建出了一套完美衔接的效率体系。

数字任务管理应用有一定的实用性，但传统纸笔这种简洁而优雅的方式是任何数字方式都不可替代的。不过，值得注意的是，当你的待办事项数量超过两位数过后，纸笔方式可能就无法发挥最明显的优势了。

这个时候，你就可以尝试查得·霍尔（Chad Hall）提出的纸笔数字结合法。具体而言，霍尔认为你需要做如下准备：

一个主笔记本——用这个笔记本随时记录自己一天内想要记录的所有内容：各种想法、待办事项、语录笔记、随笔、新的安排等等。把事情写下来有助于让你在大脑中强化对这些信息的认识，同时消除潜在的数字干扰。

一个随身笔记本——和“主笔记本”功能类似，只不过主要用于你四处奔走时。

便利贴——一张便利贴即等于一天。每天晚上在一张便利贴上写下第二天的各种安排，以及三项（只能写三项）你想要完成的重要任务。便利贴的有限空间会迫使你为这些事项划分优先级。另外，你还需要把便利贴贴在一整天都能看见的位置。

一支笔——主要用于完成上述任务。

一款任务管理应用——每天晚上回顾自己当天的纸质笔记，再打开任务管理应用，标注自己完成的事项，并添加自己在当天处理的临时任务。随后，从数字待办事项清单中挑选你希望第二天专注完成的三项任务，再把它们写在便利贴上。

一款数字日历——在晚间回顾时，将你写下的所有日程安排添加在数字日历中。如果有关日程安排是明天要做的事情，还要把它写在便利贴上。

一款笔记应用——将笔记的剩余内容都添加至你喜欢的数字笔记应用中，比如 Evernote、OneNote 或者 Google Keep 等等。值得注意的是，许多人可能会认为将已经写下的内容重新输入一遍似乎多此一举，且浪费时间，但这种重复却有助于让你真正回顾并总结过去这一天，以及重新整理自己的笔记。当你以后再次回顾的时候，你就会发现，这种重复实际上大有裨益。

十一、番茄工作法

所需时间等级：低

类型：抽象

适用人群：迫切需要完成任务，但总是容易分心的人。

作用：通过在短时间内集中注意力的方式，让你实现更长时间的专注。

如果你发现自己总是因为完成某项任务需要耗费很长时间而怯于去做这项任务，或者总是容易分心，那么番茄工作法可能就非常适合你。

许多效率方法的核心内容都与番茄工作法类似，但番茄工作法仍然是其中最受欢迎的效率方法。所谓番茄工作法，即连续工作 25 分钟，再休息 5 分钟，然后重复 4 次后，再稍微休息一段更长的时间，比如 15 至 30 分钟。例如：

专心工作（25 分钟）

刷 Twitter （5 分钟）

专心工作（25 分钟）

刷 Instagram（5 分钟）

专心工作（25 分钟）

刷 Facebook（5 分钟）

专心工作（25 分钟）

休息半小时，然后重新开始这个循环

虽然许多人对番茄工作法赞不绝口，但也有一部分人认为，25 分钟并不足以让他们专心工作，而 5 分钟休息时间可能还会分散其注意力。

如果你也有类似的看法，那么可以在这个规律的基础上，尝试调整每个部分的时长，找到适合自己的工作节奏。也有人发现其他工作和休息时间结构更加有效，比如 “52/17” 或 “90/20”（其中，前一个数字代表专心工作的时间，后一个数字代表休息时间）。

十二、坚持不断链

图片来源：eczemahealing.org

所需时间等级：低

类型：视觉

适用人群：想要养成新的日常习惯的人。

作用：激励你在日常习惯或任务方面始终保持一致性。

“坚持不断链”方法源自喜剧演员杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld），这个方法也被称为“宋飞策略”。宋飞说，他自己每天都会写一个笑话。不论心情如何、有没有灵感，他每天都至少要写一个笑话。

为了实现这一目标，他借助了一个非常简单的工具——日历，最好是那种一页能完整显示一整年日期的纸质日历。

每天，当他完成这个既定目标后，他都会在日历上对应那一天画一个红色的大“X”。坚持几天过后，你就会直观地看到一条行为链。只要继续坚持下去，这个行为链就会越来越具有激励作用。他的目标也很简单，即保持每天画“X”，或者说避免断链。

如果哪天他想偷懒，只需看看日历，并设想“X”符号在这一天出现空缺这一格格不入的景象，他可能就会立即拾起动力。

不难发现的是，这的确是一个培养好习惯或摆脱不良习惯的好办法。这个方法不需要关注任务的优先级、截止日期或总体进度，如果你在写一本书或是坚持跑马拉松，那坚持不断链就是通向成功的唯一道路。

十三、艾森豪威尔矩阵

图片来源：网络

所需时间等级：中

类型：视觉

适用人群：喜欢图表、难以明确任务性质且喜欢在象限矩阵中设定优先级而非直接对任务归类整理的人。

作用：有助于让你明确哪些任务是优先事项，哪些任务又是干扰事项。

艾森豪威尔矩阵（The Eisenhower Matrix）主要是通过 XY 坐标轴这一简单直观的视觉方式来设置任务优先等级的方法。对于喜欢可视化图表的人来说，艾森豪威尔矩阵是个极佳工具，它可以辅助你明确各种复杂项目的优先级，运用方面也非常简单易上手。

具体而言，你只需要在纸上画一个大大的横纵坐标图，其中，X 轴（横轴）代表紧急程度，程度从左到右不断递增；Y 轴（竖轴）代表重要程度，程度从下到上不断递增。

如此一来，你就可以画出四个象限：重要且紧急、重要非紧急、紧急非重要、非重要非紧急。你可以把所有任务都划分到这四个象限内，让自己清晰直观地看到哪些任务需要立即去执行，哪些任务可以（并且应该）先搁置在一边。

就实践方面而言，这个方法非常简单。你随时都可以用笔和纸画出一个新的象限矩阵。你只需要做的就是动起笔来。

十四、敏捷结果法

所需时间等级：中

类型：抽象

适用人群：目标导向型人士，且（或）需要处理复杂项目，同时需要参照项目时间表的人。

作用：有助于让你在关注结果和优先等级的同时，保持对项目和目标完成进度的关注。

敏捷结果法旨在让你实现每日行动与长期目标的匹配。和许多效率方法一样，敏捷结果法也鼓励通过时间块的方法来展开工作。不过，正如其名，它是一种结果导向型方法，能促使你投入时间回顾哪些工作做得较好、哪些仍需提高。另外，很多效率方法都更加关注是否能取得进展，但敏捷结果法主要关注的是过去与未来这两个视角。

在具体的实践运用过程中，你只需设定自己在这一年、这一个月、这一周及这一天希望达成的三个目标。但值得注意的是，每日目标须与每周目标保持对应，每周目标须与每月目标保持对应，以此类推。每个周期结束后，都要回顾在过去这段时间的成果：哪些做得较好？哪些没有完成？原因是什么？然后再根据实际需求做出调整。

敏捷结果法的一个优点在于，它可以让你通过对期望结果进行设想而激励你不断前进。通过定期让自己关注终极目标，它也有助于让你重燃激情并再次全心投入工作。此外，敏捷结果法也是一种谅解法。如果你这一天甚至这一周表现都很糟糕，没有关系，这个方法的核心就是去反思错误，以帮助你在未来做出更好的选择。

十五、“已完成事项清单”和“禁止事项清单”

图片来源：cleanmama.net

所需时间等级：中

类型：抽象

适用人群：总是担心昨天有多少任务未完成，或者因养成许多不良习惯导致效率低下的人。

作用：从对立角度看待“待办事项清单”，以全新视角重新审视个人效率。

有时候，“待办事项清单”很像一个不可或缺的“万事通”。它时刻都会提醒你，自己已经发誓今天必须要把所有邮件都处理完。但与此同时，它也会让你看到，截至目前你都仍然没有完成上周本应该完成的任务。

“待办事项清单”很容易让你忽视自己已经完成的任务，而“已完成事项清单”实际上也是值得关注的一个方面。

要制定“已完成事项清单”，你只需要关注自己在过去这一天已完成的任务，而不是那些还没有完成的任务。多关注自己取得的进展，每天结束之前都回顾一下“已完成事项清单”。

如果你简单尝试过后觉得这个方法没什么用处，不妨再多坚持一两天。你或许会发现，自己完成的工作比想象中的多得多。据 2007 年发表于《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）的一篇研究报告，只要有进步（无论进步大小），都能起到巨大的激励作用。

如果你尝试过“已完成事项清单”后仍然发现自己每天还是受困于各种小任务（比如回复不重要的邮件），那么你或许可以尝试一下“禁止事项清单”。

正如其名，“禁止事项清单”即让你把想要避免的行为和不良习惯以清单的形式罗列出来。只要自己成功地避免了这些行为或不良习惯，就可以勾划掉对应的事项。

一开始，“禁止事项清单”可能也会让人觉得有点多此一举，毕竟自己已经知道每天该做什么、不该做什么。不过，这个方法仍然值得尝试。你或许会发现，这个方法会让你在接下来的一天中更有目标感与方向感。

延伸阅读：

效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（上）

效率提升终极指南：15种值得尝试的效率方法（中）

译者：俊一

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